Porteur⋅euses : Quentin, Camille, Maximilien
Confidentialité : décision publique

Désignation d’un⋅e porteur⋅euse de décision

Tout membre peut, seul ou accompagné d’autres membres de son choix, pour porter une prise de décision au sein de l’Association. Le membre ou groupe ainsi formé sont les porteur⋅euses de la prise de décision. Les porteur⋅euses peuvent choisir de se retirer individuellement de la prise de décision à tout moment. Tant que la prise de décision a au moins un⋅e porteur⋅euse, le processus continue. Tout membre, porteur⋅euse ou non, fait la demande de mise en place de cette procédure pour une prise de décision, alors la procédure devient obligatoire.

Procédure

1. Proposition d’une prise de décision - Le ou les porteur⋅euses doivent proposer un brouillon pour exposer aux membres de l’association : le contexte de la proposition, les raisons qui motivent la proposition, et la proposition de changement elle-même. La charge de la bonne conduite de la prise de décision, incluant la mise à disposition des documents, la communication aux membres ainsi que le suivi du calendrier de proposition et ses différentes étapes tient aux porteur⋅euses de ladite décision. Le document doit indiquer leur identité de manière visible. La proposition doit respecter les statuts de l’association ainsi que la législation française.
2. Consultation - le brouillon est relayé par les porteur⋅euses de décision lors d’une des réunions mensuelles et sur les réseaux de communication interne. Les membres peuvent alors faire leurs retours, qui peuvent être intégrés ou non par les porteur⋅euses. Le temps de consultation doit être d’au moins 15 jours pour permettre aux membres de proposer des modifications ou des adaptations. Pour assurer la cohérence de la décision, seul·es les porteur⋅euses amendent le projet, sauf décision contraire et explicite de leur part.
3. Candidature - la proposition candidate ainsi finalisée est relayée lors d’une réunion mensuelle suivante et/ou par la mise en place d’une réunion des membres de l'association (et sur les réseaux de communication interne). Un vote via l'outil de vote choisi par l’association est lancé. La période de vote est ouverte pendant deux semaines.
4. Résultats - Le Conseil d’Administration et les porteur·euses sont en charge du dépouillement et de l’annonce des résultats du vote auprès des membres.
5. Refus - Une proposition refusée peut-être éditée pour tenir compte des raisons du refus et remise au vote dans les meilleurs délais. Une proposition peut être re-soumise deux fois au vote (donc 3 votes au total : le vote initial (“oui” ou “à retravailler”) et les 2 re-soumissions (deuxième resoumission: “oui” ou “à retravailler”, et troisième resoumission : “oui” ou “abandon”). Si le vote est refusé trois fois (taux de “oui” inférieur au seuil défini par les modalités de vote), un vote sur un sujet similaire n'est pas possible avant une année complète à partir du dernier refus.
6. Acceptation - Une fois que la proposition candidate est acceptée, le ou les changements en lien avec la décision peuvent être immédiatement applicables. Les porteur⋅euses de décision sont cependant encouragé·es à aider sa diffusion au mieux en communiquant les grandes lignes / les grands enjeux / les changements principaux par divers moyens de communication.
7. Implémentation - Le Conseil d’Administration et les porteur⋅euses doivent faciliter l’implémentation de la décision, avec le soutien des membres.

Annulation de la procédure :

Si le processus n'est pas suivi correctement, une prise de décision peut s'avérer nulle. Voici quelques raisons qui peuvent amener à déclarer la nullité, cette liste n'est pas exhaustive :

• Les porteur⋅euses de décisions abandonnent le projet (n'organisent pas le vote, etc.)
• Tous les porteur⋅euses se retirent de la prise de décision
• Le vote échoue trois fois
• Toutes les porteur⋅euses du projet perdent le statut de membre avant la fin du processus de décision.

La nullité de la procédure est déclarée par le Conseil d’Administration, qui fourni une justification adéquate.

Modalités de vote

Le Conseil d’Administration est responsable de la mise à disposition d’outils de vote pour la réalisation des prises de décisions collectives. Le vote est à bulletin secret. Les modalités de vote sont définies par une majorité de 66% des votes exprimés. Il n’y a pas de quorum nécessaire. Le mode de scrutin est un vote simple avec deux choix possibles : “oui” ou “à retravailler”. Si un même sujet a été soumis pour la troisième fois, le choix possible devient “oui” ou “abandon”.

Communication de la décision

Il doit être mentionné lors du dépot de la demande si la décision sera rendu publique ou non. Les décisions publiques seront mises en ligne sur le site. Toutes les décisions sont archivées de manière accessible à tous les membres. Toute nouvelle décision est communiquée par mail auprès de l’ensemble des membres.